Aumento expressivo de pedidos de reembolso com violações de políticas. Saiba o que pode e não pode ao prestar contas de gastos corporativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos funcionários foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil por mês, no período inicial. Contudo, ao solicitar o reembolso dos montantes, diversos indivíduos acabaram prejudicados: observou-se um acréscimo de 78% na quantidade de solicitações com transgressões às diretrizes de reembolso das organizações.
Além disso, a falta de clareza nas políticas de compensação pode ter contribuído para esse cenário desfavorável, resultando em um impacto negativo para os colaboradores. É essencial que as empresas revisem e comuniquem de forma eficaz as normas de reembolso e compensação para evitar equívocos e prejuízos financeiros para seus funcionários.
Problemas com Reembolso e Compensação
Em termos monetários, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não reembolsáveis por funcionário. Se as falhas ocorrem mensalmente, ao término de um ano, o prejuízo pode atingir R$ 4.800. A pesquisa foi conduzida pela Flash, plataforma de gestão da jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas de diversos portes. As violações mais comuns são: despesas atrasadas em relação ao prazo para prestação de contas estabelecido pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estabelecido pela política da empresa (18,89%); possibilidade de duplicação da solicitação de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba se esquecendo deles. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser negado. Mesmo em empresas com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro, resultando em custos adicionais. A ausência de comprovantes também pode representar um desafio significativo se a documentação não estiver disponível para verificação. Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas da Flash, destaca que os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e negativos.
O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, já que o funcionário pode precisar arcar com as despesas do próprio bolso. Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, explica que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as regras de forma oficial, como por meio de seu site. As consequências pelo descumprimento das regras devem ser claras, podendo variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o empregado sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinaturas de filmes pornográficos, etc. Nesses casos, quem realizou a despesa é responsável pelos valores não permitidos. Assim, a pessoa deve seguir o que está estabelecido na política da empresa. Em caso de reincidência, até mesmo a demissão pode ocorrer’, esclarece.
Quanto aos limites de gastos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso, esses limites podem ser determinados por uma pesquisa de mercado ou até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que em relação aos gastos efetuados no cartão corporativo, se o valor ultrapassar o limite estabelecido pela política interna, algumas empresas podem solicitar o reembolso do valor excedente ou até mesmo descontá-lo na folha de pagamento. No entanto, existem outras situações envolvendo despesas que são mais sérias e consideradas fraudes, de acordo com o executivo da plataforma: Despesas fictícias: apresentar recibos ou faturas de despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
